Préparer un publipostage

La page Publipostage permet de sélectionner plusieurs associations, de créer ou mettre à jour leurs conventions et décisions, puis de synchroniser la réservation de salle et le règlement associé. L’analyse préalable signale les conflits de calendrier et les données manquantes avant toute écriture.

Créer des courriers groupés

La page Courriers groupés permet de rédiger une lettre unique puis de générer une feuille personnalisée pour chaque association sélectionnée. Orbite choisit l’adresse de correspondance lorsqu’elle est complète, sinon l’adresse du siège, et peut personnaliser le destinataire, la civilité, le contact, la ville, la date et le numéro RNA.

Le module contrôle les adresses avant impression et ne crée aucune convention, décision, réservation ou ligne de règlement.

Gérer les documents d’une association

Ouvrez une fiche puis utilisez le Dossier annuel. Une pièce manquante propose directement Importer ; une pièce présente propose Ouvrir, Remplacer et Supprimer. Le bouton général Importer un document permet d’ajouter une pièce complémentaire.

Glissez le fichier dans la zone d’import ou sélectionnez-le. Orbite le classe automatiquement dans le dossier sécurisé de l’association, en Permanent ou dans l’exercice choisi. Les fichiers sont stockés hors de wwwroot et restent accessibles uniquement aux comptes autorisés.

Contrôler la qualité des fiches

La page Qualité des fiches repère automatiquement les informations manquantes, les coordonnées ou identifiants à vérifier et les doublons possibles.

1. Ouvrir Qualité des fiches dans la barre latérale.
2. Choisir un filtre si nécessaire.
3. Cliquer sur Corrifer la0fkche. Enregistrer les correCtions :(La liste de3 anomalies se met à jouR immÉdiaTeme~t.
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Utiliser la corbeille

Lorsqu’une association est supprimée, elle est d’abord placée dans la Corbeille. Vous pouvez la restaurer à tout moment. La suppression définitive n’est proposée que depuis la corbeille et demande une confirmation supplémentaire.

Classer une association

Une association est classée dans un domaine principal et, lorsque cela est utile, dans un sous-domaine plus précis. L’activité déclarée d’origine reste conservée séparément afin de ne jamais perdre l’intitulé fourni par l’association.

1. Choisir le grand domaine d’activité.
2. Choisir ensuite l’activité précise.
3. Exemple : Sport puis Karaté.
4. Les domaines et sous-domaines peuvent être personnalisés.
5. Leur suppression est sécurisée lorsqu’ils sont déjà utilisés.

Ouvrir mes données

Après la première ouverture ou création du fichier de données, Orbite le mémorise et tente de le rouvrir automatiquement lors des prochaines utilisations. Selon les réglages de sécurité du navigateur, une autorisation peut parfois être demandée.

Toutes les informations restent enregistrées dans le fichier orbite-donnees.json. Les fiches peuvent conserver une autre dénomination, un téléphone secondaire ou fax, une civilité de contact, un ancien numéro de sous-préfecture et l’activité déclarée d’origine. Orbite mémorise uniquement l’autorisation nécessaire pour retrouver ce fichier.

Créer une sauvegarde

Utilisez Créer une sauvegarde pour produire une copie datée. Cette copie ne remplace pas vos données ouvertes.

Gérer les délibérations

La page Délibérations constitue un référentiel réutilisable. Crée une délibération une seule fois, puis sélectionne-la dans une convention ou une décision. Orbite conserve un instantané du texte utilisé afin qu’une modification ultérieure du référentiel ne change pas rétroactivement un document déjà enregistré.

Gérer les conventions et décisions

Le module Conventions et décisions centralise les conventions, décisions, avenants et subventions liés aux associations.

1. Ouvrir Conventions et décisions dans la barre latérale.
2. Cliquer sur Nouvelle convention ou décision.
3. Choisir l’association, le type, le statut et renseigner l’objet, les dates et le montant éventuel.
4. Cliquer sur Enregistrer. Les échéances proches apparaissent automatiquement dans le tableau de bord.

Chaque élément peut être modifié, imprimé ou supprimé. La liste complète peut également être imprimée.

Pour une convention, sélectionne la décision liée et les délibérations applicables : Orbite reprend la salle, la date, les horaires et le montant disponibles, prépare la base juridique, puis permet d’afficher un aperçu du document officiel avant l’enregistrement.

Une décision de mise à disposition est synchronisée avec le calendrier : la salle, la date et les horaires créent ou mettent à jour automatiquement la réservation correspondante.

Gérer les domaines

Les domaines et sous-domaines permettent de classer les associations. Ajoutez uniquement les éléments utiles à votre organisation.

Gérer les salles

Ajoutez les salles que vous utilisez régulièrement, puis complétez leur capacité, leur type et leur statut.

Gérer les tarifs

Ajoutez vos tarifs pour les retrouver rapidement dans le registre.

Importer des associations depuis Excel

1. Pour partir d’un tableau prêt à remplir, cliquez sur Modèle Excel dans la page Associations.
2. Ouvrez le fichier dans Excel, ajoutez une association par ligne puis enregistrez-le au format CSV UTF-8.
3. Dans Orbite, cliquez sur Importer un CSV.
4. Choisissez le fichier, vérifiez la correspondance des colonnes et contrôlez l’aperçu.
5. Cliquez sur Importer les associations. Les fiches existantes ne sont jamais écrasées sans votre choix.

Exporter la liste en CSV

Depuis la page Associations, cliquez sur Exporter en CSV. Le fichier contient les associations actuellement affichées : la recherche et les filtres actifs sont donc respectés.

Le fichier est préparé en UTF-8 avec un séparateur point-virgule, pour une ouverture directe dans Excel avec les accents correctement conservés.

Imprimer

Depuis une fiche, utilisez Imprimer la fiche. Depuis la page Associations, utilisez Imprimer la liste. La documentation peut également être imprimée depuis son en-tête.

Gérer une grande liste

La page Associations affiche 25, 50 ou 100 lignes par page. Cliquez sur les titres de colonnes pour trier, puis utilisez Première, Précédente, Suivante et Dernière pour naviguer. Les cases à cocher permettent de changer le statut de plusieurs associations ou de les placer ensemble dans la corbeille.

Gérer plusieurs contacts

Chaque association peut disposer de plusieurs contacts : président, vice-président, trésorier, secrétaire, référent ou responsable administratif. Un contact principal peut être désigné. Le président reste affiché dans la liste principale.

Gérer les règlements et encaissements

L’onglet Règlements permet de suivre les montants dus et reçus pour chaque association. Le statut est calculé automatiquement à partir du montant dû, du montant réglé et de la date d’échéance. Un règlement peut aussi être déclaré exonéré ou annulé.

1. Cliquer sur Nouveau règlement.
2. Sélectionner l’association et l’exercice.
3. Renseigner l’objet, le montant dû et le montant reçu.
4. Valider le règlement lorsqu’il a été vérifié par le service.

Les références de décision, convention et réservation sont prévues dans les données pour permettre les futures liaisons automatiques.

Créer et suivre les factures

L’onglet Facturation centralise les factures et les avoirs. Un document peut être créé directement ou prérempli depuis une convention, une décision, une demande de location, une réservation ou un règlement.

1. Cliquer sur Nouvelle facture ou sur Facturer depuis le document source.
2. Vérifier l’association, le site, l’objet et les liaisons proposées.
3. Ajouter les lignes, quantités, prix unitaires et taux de TVA ; les totaux HT, TVA et TTC sont calculés automatiquement.
4. Choisir le statut puis enregistrer. Orbite attribue automatiquement un numéro annuel de type FAC-2026-0001.

Le bouton PDF ouvre le document prêt à imprimer ou à enregistrer au format PDF. Les avoirs sont créés depuis la facture d’origine et reçoivent une numérotation distincte de type AV-2026-0001. Les filtres, l’export CSV et l’historique permettent le suivi complet.

Gérer les subventions

Le module Subventions suit les montants demandés, proposés, votés et versés, ainsi que les dates de dépôt, de décision et de versement. Chaque dossier est rattaché à une association et à une année budgétaire.

La zone Dossier officiel de la campagne contient les deux PDF remis aux associations : le dossier de demande et la liste des pièces à joindre. Ouvrir / imprimer ouvre le PDF tel quel dans le lecteur du navigateur. Pour une nouvelle année, crée la campagne puis importe ou remplace chacun des deux PDF. Ils peuvent aussi être supprimés sans modifier les dossiers des associations.

Dans la fiche d’une association, le Dossier annuel affiche toutes les pièces attendues pour la campagne de subvention, leur présence et leur état de contrôle. Chaque pièce peut être importée, ouverte, remplacée, supprimée ou déclarée non applicable lorsque le document ne concerne pas l’association.

Utiliser les tâches et rappels

Créez des tâches avec une échéance, une priorité et un statut. Le tableau de bord signale les tâches en retard et la page Tâches permet de filtrer ce qui est à faire aujourd’hui, cette semaine ou plus tard.

Recherche globale

La recherche située en haut de l’écran retrouve les associations, conventions, réservations, documents, subventions et tâches. Sélectionnez un résultat pour ouvrir directement le module concerné.

Protection des données – RGPD

Le module RGPD permet de renseigner le responsable du traitement et le DPO, produire des mentions d’information, tenir un registre des traitements, suivre les demandes d’exercice de droits, documenter les durées de conservation et vérifier les mesures de sécurité.

Les contenus proposés constituent une base de travail. Ils doivent être adaptés à l’organisation et validés par son délégué à la protection des données et, pour les durées, par le service des archives compétent.

Gérer les comptes et les droits

Après connexion avec un compte administrateur, Orbite ouvre directement la page Comptes et droits. Tu peux créer un compte, définir ou remplacer son mot de passe, l’activer ou le désactiver et choisir ses autorisations page par page.

Pour chaque module, les droits Consulter, Créer / modifier et Supprimer sont indépendants. Les autorisations sensibles — gestion des comptes, paramètres, import, sauvegarde, export et impression — sont réglées séparément.

Résoudre un problème

Si un enregistrement échoue, le formulaire reste ouvert et vos informations restent présentes. Vérifiez que vos données sont bien ouvertes et que le navigateur a l’autorisation d’écrire dans le fichier choisi.

Si l’accès doit être renouvelé ou si le fichier a été déplacé, utilisez Ouvrir mes données pour sélectionner de nouveau le fichier. Pendant la session, toutes les créations et modifications sont enregistrées directement dans ce même fichier.